Directos M&T #1: Cómo comunicar y trabajar desde tu casa

«Hay literalmente miles de maneras de coordinar y conectar grupos de personas que no existían hace una generación.»

Seth Godin – 2008

¿Quien nos iba a decir hace unos meses que el mayor impulsor de cambios en las empresas sería un virus llamado COVID-19? Hay efectos negativos como ERTE’s, el confinamiento, el cierre por decreto de muchas actividades económicas, el miedo, el no poder abrazarnos, enfermedad, muerte, estar a las puertas de una crisis económica global y/o que vivamos días de mucha incertidumbre. Y también luces de esperanza, como el hecho que muchas empresas han abrazado a la fuerza palabras tabúes como teletrabajo, que hay una ola de solidaridad, que nos damos cuenta de pequeñas grandes cosas, de realzar el valor de ciertas profesiones que no tenían la debida consideración social (educación, sanidad, etc.) y que está hablándose del impacto ambiental, social y económico que tiene vivir como lo hacíamos antes del COVID-19.

Y en este entorno VUCA, muchas personas están aprendiendo las habilidades y herramientas que implica el teletrabajar. Desde crear un espacio de trabajo en tu casa, con buena luz, comodidad, etc. hasta luchar con el impulso constante de picotear en la cocina. Y en todo este caos e incertidumbre, se ha extendido el uso de herramientas que antes no eran tan populares. Sí, hablamos de Teams, Trello, Slack para organizar proyectos y, por supuesto, de Skype, Zoom, Circles, Jitsi, etc.

Si hay algo que tienen en común todas ellas es que intentan establecer conexión, coordinación, sentimiento de equipo y comunicación entre personas que no están en el mismo espacio. Y eso genera un reto: ¿Cómo nos comunicamos con estas herramientas de teletrabajo y videoconferencia para que tengamos el mismo impacto que si estuviéramos en la oficina? 

Tu capacidad de influencia y comunicación varia según el entorno en que se genere. En online se pierde cercanía, aumentan los estímulos que pueden distraer a tu audiencia y debes adaptar tu forma de comunicar para lograr inspirar e impactar positivamente

En Make&Talk somos personas de acción. Y además tenemos experiencia en esto de teletrabajar, videoconferencias, etc. desde antes de estar confinados. Todo este aprendizaje nosotr@s lo pudimos hacer para coordinar proyectos de consultoría, organizar el equipo de nuestros TEDx e incluso hacer coaching a ponentes que se encontraban en otros países. Por eso hemos querido iniciar una serie de Directos en Facebook  donde compartimos tips para mejorar nuestra comunicación en tiempos de cambio.

En el primero de estos directos hemos compartido como poder trabajar y comunicarnos desde casa como si estuviéramos en la oficina, la cafetería o el espacio de coworking. Porque queremos que, aunque confinados, podamos volver a pasar a la acción y reactivar la economía.

Los conceptos clave que hemos tratado son los siguientes,

Organización

  • Definir a quién vas a dirigirte.
  • Pensar en las posibles necesidades y problemas que pueda tener.
  • Tratar un tema que pueda ayudar resolver esos problemas y necesidades de tu audiencia.
  • Preparar una agenda de lo que te gustaría decir.
  • Investigar qué se ha dicho ya de ese tema e intentar añadir valor, diferenciarte.
  • Hacer una lista de los elementos que necesitas para la comunicación.
  • Definir qué canal vas a usar. ¿Dónde está tu audiencia? Busca el canal (Instagram Live, LinkedIN, etc.).
  • Preguntarte cómo conectarás con tu audiencia.
  • Fijar la fecha y hora en base a los horarios de tu audiencia.
  • Planificar si lo harás solo, con el equipo y/o acompañado de personas expertas.
  • Planifica cómo hacer actividades en un entorno online que es menos flexible que si estamos todas las personas en una sala.

Preparación

  • Ten papel, boli o el elemento que quieras (Evernote, Google Keep, etc.) para tomar notas.
  • Ten agua para hidratarte y evitar ruidos molestos.
  • Dispón al alcance de tu mano todos los materiales relacionados con el objeto de la reunión. Así evitarás levantarte y «abandonar el plano de cámara».
  • ¿Batería a punto de agotarse en mitad de la reunión? Ten siempre los cables de carga, adaptadores, conectores, etc. que puedas necesitar para que la reunión no se interrumpa.
  • Ten el teléfono móvil a mano, aunque acuérdate de ponerlo en modo silencio para que no se escuchen tonos de mensajes, etc.
  • La iluminación es clave. Sabemos que no tenemos estudios de grabación en casa, pero puedes busca lugares iluminados, evitando sombras, etc.
  • Cuida el fondo de tu video. No pasa nada porque muestres que estás en casa. Eso sí, recuerda que todo comunica. Por eso busca un fondo neutro que comunique los valores que pretendes transmitir.
  • Busca un lugar sin ruidos de ambiente.
  • Emplea auriculares auriculares, como los del móvil, para evitar que el audio de la conferencia se escuche con eco a través de tu microfono.

Comunicación

  • Procura situar la cámara a la altura de los ojos. Te recomendamos mirar a la cámara, no a la pantalla del ordenador, ya que ello transmitirá que estás mirando a los ojos de tu audiencia. Y aumentará tu conexión.
  • Sabemos que las primeras veces cuestan. Por eso ayuda realizar ejercicios de vocalización que te ayuden a mejorar tu dicción. También es importante que te esfuerces más en vocalizar y hablar más pausado, ya que las otras personas pueden tener problemas de recepción de audio y, algo muy importante, solo cuentan con la información que reciben de tu audio y de la pantalla. No disponen de toda la información que transmite tu comunicación corporal.
  • Es importante respetar los turnos de palabra, sobretodo en reuniones con muchas personas.
  • Vigila la ropa que te pones. No es lo mismo comunicarte con tus amistades o el grupo del gym virtual, que hacerlo en un entorno profesional. Quizás no hace falta vestirte de traje, sabemos que estamos en casa. Eso sí, no hace falta hacer de la reunión una fiesta de pijamas.
  • Valora si usar maquillaje (o no).
  • Organiza tu mensaje (ten pensado qué vas a decir y cómo lo vas a decir).
  • ¿Naturalidad vs profesionalidad? Estos días es habitual ver reuniones donde aparecen l@s niñ@s, el perro, el gato, etc. No hagas un drama de esto. Si sucede actúa con naturalidad y prosigue la reunión.

¡Esperamos haberte podido ayudar y te esperamos en nuestro próximo Directo Make&Talk: miércoles 8 de abril de 2020 a las 17h!