Cómo comunicar y trabajar en remoto como si estuvieras en la oficina

En el año 2012 trabajaba en la Fundación Euskampus. Desarrollábamos el campus de excelencia de la Universidad del País Vasco. Nuestro equipo estaba deslocalizado: cuatro personas trabajaban en el campus de Bizkaia, con sede en Leioa, dos personas trabajaban desde Francia, una desde San Sebastián y yo misma desde Vitoria-Gasteiz. Os podéis hacer una idea de la importancia de comunicar en remoto en un proyecto de estas características.

Éramos un equipo de alto rendimiento. Un equipo que necesitaba remar en todo momento en la misma dirección, lanzar exactamente los mismos mensajes… Para ello, necesitábamos algo más que videoconferencias, como os podéis imaginar. Trabajar en remoto no necesariamente es hacer reuniones y reuniones cada día. Exige una estrategia, planificación y preparación, no solo del trabajo, sino del equipo.

¿Cómo conseguimos comunicar en remoto?

Por un lado tenemos la planificación y estrategia. Cómo vamos a conseguir trabajar como un equipo sin estar juntos como tal. Hay que tener un plan y este plan tiene que detallar con precisión qué es lo que hace cada uno y qué tareas va a desarrollar. No se trata de fiscalizar el trabajo ni de no tener autonomía o independencia: se trata de saber exactamente qué estás haciendo hoy o mañana o qué evento tendrás la semana que viene, para poder trabajar de forma coordinada.

Esto se consigue de muchas formas pero para empezar, una de ellas es sincronizar los calendarios. Así, los miembros del equipo pueden saber en qué están trabajando los demás. También es crucial la comunicación en el equipo y no me refiero a un grupo de WhatsApp, que también… pero claro, un grupo que sirva para el fin para el que se crea: compartir momentos de trabajo, hacer consultas urgentes… o simplemente enviar un chiste. Ahora bien, ¿funciona WhatsApp para todos los equipos o para todas nuestras comunicaciones? No, ni de lejos.

WhatsApp está muy bien para lo que os digo: comunicaciones urgentes, puntuales, enviar una foto rápida… Pero hace falta otra herramienta que permita trabajar y colaborar en remoto. En aquel momento nosotros lo resolvimos con Dropbox Pro y Evernote Pro. Un disco duro virtual que nos permitía sincronizar archivos y que todos los tuviéramos disponibles en cualquier momento.

Evernote lo utilizábamos para tomar nuestras notas o elaborar y editar documentos de forma colaborativa. Cada proyecto tenía una libreta diferente y los miembros del equipo podíamos aportar en las libretas de los proyectos que no eran nuestros.

Hoy hay otros sistemas y otras herramientas, Slack, Trello… para gestión de proyectos, para conversaciones asíncronas. Hay que ver cuáles son las que más y mejor se adaptan a tu equipo y sus circunstancias porque esta es una decisión clave.

¿Y cómo comunicamos con el exterior?

Porque verse las caras es fundamental, claro… Nosotros las semanas que, por lo que fuera, no teníamos reunión física, quedábamos un día para tomar un café y contarnos en qué andábamos. En aquel momento usábamos Hangouts de Google. Ahora mismo hay decenas de herramientas en el mercado. Seguramente en estos días habrás recibido cientos de notificaciones sugiriendo usar unas u otras. No todas son iguales ni todas sirven para lo mismo. No es lo mismo una herramienta para hacer una videoconferencia que para un taller o una clase. Siempre hay que preguntarse el ¿para qué? de las cosas.

Además, no es lo mismo comunicar en remoto pensando en que hoy tienes una reunión que cuando sabes que no la tienes. ¿No?

Y luego tenemos la comunicación digital, las redes sociales, la web… Tu comunicación debería reflejar tu esencia sin perder de vista su entorno… En estos días raros estamos asistiendo a un despliegue de medios en lo digital bastante importante… pero conviene no entrar en ningún sitio como un elefante en una cacharrería y tener esa planificación y esa estrategia de la que hemos hablado. Pero esto ya es harina de otro costal y merece otro artículo más en profundidad.

¿Cómo os apañáis vosotros? ¿Tenéis alguna estrategia para trabajar en remoto y comunicar este trabajo?